Elektronisch bewijs van levering

Vandaag de dag worden bestellingen veel sneller geleverd, wat belangrijk is voor een optimale klantervaring, voor zowel de klant als het bedrijf.

Het elektronische bewijs van levering of Proof Of Delivery (ePOD) is een digitale controle van alle informatie met betrekking tot de levering van een bestelling. Het is een fundamenteel element dat de last mile in de logistieke keten versnelt. Het gebruik ervan in de logistiek wordt steeds gebruikelijker en is onmisbaar geworden voor de e-commerce. Maar hoe werkt een elektronisch leveringsbewijs in de praktijk, en wat zijn de belangrijkste voordelen? Dat wordt in dit artikel uiteengezet.

Wat is een elektronisch bewijs van levering of Proof Of Delivery (ePOD)?

Een elektronisch bewijs van afgifte is een digitaal ontvangstbewijs, waarmee een persoon of bedrijf (de koper) bevestigt goederen of een reeks goederen van een ander bedrijf (de afzender) te hebben ontvangen in de hoeveelheden en op het tijdstip die vooraf zijn overeengekomen.

De functie van het afleveringsbewijs is aan te tonen dat een zending daadwerkelijk is uitgevoerd, door de tijd en het adres van levering alsmede de naam en de handtekening van de begunstigde die de zending heeft aanvaard, te registreren. De totale hoeveelheid ontvangen artikelen, alsmede de karakteristieken van elk ervan, worden eveneens opgeslagen. De afzender heeft onmiddellijk toegang tot het elektronisch ondertekende document, en kan nagaan of het pakket is afgeleverd.

Het bewijs van afgifte wordt steeds vaker gebruikt door bedrijven, met name door logistieke dienstverleners. Hierdoor wordt een beter beheer van het leveringsproces gewaarborgd.

Wat is het verschil tussen een traditionele ontvangstbevestiging en een elektronisch bewijs van levering?

Het belangrijkste en enige verschil tussen de traditionele ontvangstbevestiging en het elektronische bewijs van levering, is de digitalisering van het document, die het mogelijk maakt de informatie tussen de leverancier en de klant onmiddellijk te synchroniseren.

Terwijl bij de ontvangstbevestiging een papieren document wordt getekend, gebeurt dit bij het elektronische bewijs van afgifte met behulp van een elektronisch hulpmiddel, zoals bijvoorbeeld een mobiele applicatie die op een smartphone is geïnstalleerd. Aangezien het elektronische bewijs van levering automatisch in het systeem wordt geregistreerd, kan het uiteraard veel eerder door de expediteur worden geraadpleegd dan het traditionele ontvangstbewijs, dat eerst door de administratieve afdeling moet worden afgehandeld. Bovendien hoeft met een elektronisch bewijs van levering niet meer zo veel te worden gearchiveerd en bijgehouden als met een traditionele ontvangstbevestiging.

Hoe functioneert een elektronisch bewijs van levering?

De werking van het elektronische bewijs van levering kan in vier stappen worden samengevat

• Importeren van gegevens. De eerste stap is het invoeren van alle benodigde gegevens en informatie in het systeem, zoals bijvoorbeeld: het bestelnummer, de track & trace code, de omschrijving van de bestelling, het afleveradres, de prijs, en de naam van de afzender en de ontvanger.
• Synchroniseren van bestellingen. Zodra alle informatie is geïmporteerd, synchroniseert de software de te leveren bestellingen, zodat ze verschijnen op de Personal Digital Assistant (PDA) of smartphone van de bezorger.
• Elektronische handtekening. Wanneer de bezorger op de plaats van bestemming aankomt, moet hij de levering afronden aan de hand van de elektronische handtekening van de klant. De meeste hulpmiddelen die met de ePOD of elektronisch leveringsbewijs zijn voorzien, bieden de mogelijkheid om, naast de handtekening, een foto van het pakket te maken als bevestiging dat het in goede staat is afgeleverd. Ook is het mogelijk om, in het geval van een incident, te melden dat het pakket beschadigd is of dat er iets mee is gebeurd.
• Informatieoverdracht. Zodra de levering van het pakket is voltooid, wordt er automatisch door de applicatie een ontvangstbericht voor de klant en voor de verzender gegenereerd. Op deze manier beschikken beide partijen over een bevestiging dat de levering heeft plaatsgevonden, en ontvangen ze het document met de handtekening van de klant en alle details van de zending.

Rechtsgeldigheid van het elektronische bewijs van levering

Elk elektronisch ondertekend document is rechtsgeldig, en kan overal in de Europese Unie, en in vele andere landen, waaronder de Verenigde Staten, worden gebruikt.

Verordening (EU) nr. 910/2014, ook bekend als eIDAS, die in 2016 in heel Europa in werking is getreden, is het Europese rechtskader dat elektronische handtekeningen rechtsgeldigheid verleent. In de Verenigde Staten vallen ze onder de ESIGN Act en de UETA act (Uniform Electronic Transactions Act).

De voordelen van een elektronisch bewijs van levering

Het gebruik van een elektronisch bewijs van levering biedt de volgende logistieke voordelen:

• Productiviteit: het gebruik van een elektronisch bewijs van levering versnelt de leveringen door tijdwinst en vergemakkelijkt het beheer van de informatie die erop volgt.
• Meer informatie: de hoeveelheid informatie die verkregen wordt met de papieren ontvangstbevestiging is beperkt in vergelijking met de «Electronic Proof of Delivery», waaraan foto’s van het geleverde product kunnen worden toegevoegd.
• Minder kosten: digitalisering voorkomt personeelskosten voor het archiveren en bewaren van documenten.
• Efficiëntie: handmatige verwerking van alle informatie met betrekking tot de levering, kan leiden tot fouten of verlies van documenten, wat onmogelijk is in het geval van een elektronisch bewijs van levering.
• Traceerbaarheid: het systeem waarop het elektronische bewijs van levering is gebaseerd, verstrekt ook informatie over de status van de zending. Op deze manier kan men op elk moment de locatie ervan raadplegen.
• Klanttevredenheid: dankzij deze traceerbaarheid kunnen bedrijven eventuele incidenten snel opsporen, en de ontvanger exact informeren over het moment waarop het artikel wordt geleverd, wat de klanttevredenheid ten goede komt.
• Duurzaamheid: het is nooit te laat om papier te schrappen en uw bedrijf duurzamer en milieuvriendelijker te maken.

Met een elektronisch bewijs van levering hebben bedrijven niet alleen de zekerheid dat de pakketten ook daadwerkelijk zijn afgeleverd, maar profiteren ze tevens van de vele voordelen van deze technologie.

De rol van het WMS bij het elektronisch bewijs van levering

Benadrukt dient te worden dat het elektronisch afleveringsbewijs een service is, die voornamelijk verleend wordt aan transportbedrijven, die verantwoordelijk zijn voor het efficiënt en foutloos leveren van een dienst aan de klant.

Een warehouse management systeem zoals Easy WMS zorgt voor de link tussen het magazijn en de transporteur. Voorbereiding en beheer van verzendingen. Het WMS verschaft de logistieke dienstverlener alle informatie over de bestelling die nodig is voor een efficiënte verzending: het transportetiket, de bijbehorende vrachtbrief en de track & trace-code. Easy WMS wordt gebruikt door de bekendste transportbedrijven, die allemaal gebruik maken van een elektronisch bewijs van levering bij de bezorging van de bestellingen.

Het bewijs van levering en technologie

Het elektronische bewijs van levering vormt de laatste schakel in de toeleveringsketen, die in real-time inzichtelijk is. Hoewel er nog steeds bedrijven zijn die papieren leveringsbewijzen gebruiken, is er een trend naar elektronische bewijzen van levering teneinde het leveringsproces digitaal te beheren en de stroom van logistieke informatie te bevorderen.

Mecalux is gespecialiseerd in de toepassing van technologie in de logistiek. Wilt u het beste halen uit uw activiteiten, van opslag tot beheer, neem dan contact met ons op. Wij zijn er om u te ondersteunen en te adviseren.