Een doorlopende, jaarlijkse of periodieke inventaris?

Voor een goed voorraadbeheer moet men:

• De artikelen voorzien van een etiket met een referentie- of artikelnummer.
• Zorg dragen voor een correcte locatie-administratie.
• Op de juiste manier de productcategorieën en productgroepen organiseren: de verschillende artikelen goed opslaan.
• Plannen van de doorlopende, jaarlijkse of periodieke fysieke of boekhoudkundige inventarissen.

Wat is een inventaris?

De boekhoudkundige inventaris moet door alle logistieke bedrijven uitgevoerd worden. Daarnaast schrijft de wet minimaal één keer per jaar een fysieke inventaris voor. De fysieke inventaris bestaat uit het handmatig tellen van alle opgeslagen goederen en producten. Meestal wordt dit uitgevoerd onder supervisie van de Supply Chain Manager.

De fysieke of handmatige inventaris is voornamelijk handig om de in het warehouse management systeem (WMS) geregistreerde voorraden te vergelijken met de werkelijke voorraad. Dankzij de fysieke inventaris kunnen de bedrijven verschillen en eventuele logistieke discrepanties achterhalen, zoals fouten in de locatie-administratie, verkeerde referentienummers of fouten in de orderpicking.

Wat zijn de verschillende soorten inventarissen?

Of het nu de logistieke of een andere sector betreft, elk bedrijf is vrij om de fysieke inventaris uit te voeren op de manier en qua frequentie (maar minimaal één keer per jaar) die het beste bij hem past: alle opgeslagen goederen of alleen bepaalde soorten artikelen kunnen geteld worden, daarnaast kan de inventaris doorlopend, jaarlijks of periodiek uitgevoerd worden.

1. De doorlopende inventaris

Deze methode, ook wel « computerinventaris » genoemd, is essentieel wanneer u in real-time de voorraadgegevens wilt kennen. Bij elke in- of uitslag van een artikel, wordt de beschikbare voorraad geregistreerd: hoeveel artikelen er zijn ingeslagen plus de eindvoorraad, of het aantal goederen dat is uitgeslagen en de resterende voorraad.

Ook al is deze methode niet altijd gemakkelijk in te stellen en moeten de nodige middelen ingezet worden, vooral wanneer het veel producten betreft en/of wanneer de omzetsnelheid hoog is, uw voorraadbeheer zal juister zijn en beter overeenkomen met de werkelijkheid.

Zoals we gezien hebben in het artikel met betrekking tot de voordelen van intelligent warehouse management, is deze manier zeer handig wanneer u een groot aantal verschillende artikelnummers heeft. De doorlopende inventaris zal integraal deel uitmaken van het warehouse management systeem (WMS). Bovendien biedt het een continu inzicht in de beschikbare goederen, en kunnen voorraadtekorten en eventuele problemen met klanten vermeden worden.

2. De jaarlijkse inventaris

Zoals de naam al aangeeft, wordt de jaarlijkse inventaris eenmaal per jaar uitgevoerd, met als doel de resultaten van de boekhoudkundige inventaris te bevestigen.

Deze inventaris is zeer arbeidsintensief: aangezien deze maar één keer per jaar uitgevoerd wordt, moet u uw medewerkers goed trainen en voorbereiden, zodat de telling niet teveel afwijkt van de boekhoudkundige inventaris. Wanneer uw magazijn bovendien omvangrijk is en u een groot aantal verschillende artikelnummers beheerst, dan heeft u meerdere dagen nodig om de inventaris uit te voeren.

3. De periodieke inventaris

Wanneer u niet overtuigd bent van de twee bovengenoemde inventarissen, omdat de uitvoering ervan te belastend zou zijn (financieel of qua aantal medewerkers), dan zal de periodieke inventaris uitkomst bieden. Bedrijven die deze methode gebruiken, voeren periodiek geplande tellingen uit, en tellen één of meerdere gedeelten van de opgeslagen artikelnummers meerdere keren per jaar.

De periodieke inventaris heeft vele voordelen voor het bedrijf:

• Voorraadtekorten vermijden: net zoals de doorlopende inventaris geeft deze techniek een globaal en regelmatig inzicht in de voorraden.
• Door regelmatig de beschikbare voorraden bij te werken wordt voorkomen dat vergissingen die gemaakt zijn bij de invoering van de in- en uitslaggevens in het systeem, te lang blijven bestaan.
• Gemakkelijker te implementeren dan de doorlopende of jaarlijkse inventaris.

Het is belangrijk uw behoeften in kaart te brengen voordat u bepaald welk type fysieke inventaris u wilt implementeren in uw magazijn. En blijkt een bepaalde methode niet de juiste te zijn, dan kunt u deze altijd wijzigen.