Bestelpunt: de invloed ervan op het magazijnbeheer

Het bestelpunt is het punt waarop de onderneming een nieuwe bestelling bij de leveranciers moet plaatsen om voorraadtekorten te voorkomen.

Om de bevoorrading van het magazijn efficiënt te beheren, moeten er twee vragen worden gesteld: wanneer moeten de bestellingen worden geplaatst? Welke hoeveelheden moeten er van elk product worden ingekocht?

De antwoorden hangen af van de gebruikte methode voor voorraadbeheer. In dit artikel bespreken wij het begrip «bestelpunt».

Deterministische en stochastische voorraadbeheermethodes

De omvang van de vraag en de verscheidenheid daarin, zijn één van de belangrijkste parameters voor de berekening van het voorraadbeheer van een onderneming. Er zijn twee hoofdcategorieën op het gebied van de methodes om het bestelpunt te berekenen:

- Onweerlegbare voorraadbeheermethoden:

Bij deze methodes wordt ervan uitgegaan dat de vraag bekend is, dat het consumptieniveau constant en dus voorspelbaar is. Hierbij wordt geen rekening wordt gehouden met onvoorziene gebeurtenissen die het verloop van de vraag kunnen veranderen. Deze situatie kan statisch - stabiel in de tijd -, of dynamisch - met seizoensgebonden schommelingen - zijn.

De formule van Camp of EOQ (Economic Order Quantity), behoort tot deze categorie omdat het één van de eerste voorraadbeheermethodes is die in het leven werd geroepen. Het impliceert een constante vraag en stabiele prijzen gedurende het jaar, ongeacht het volume. Dit model is volledig onweerlegbaar.

Deze voorraadbeheermethodes zijn eenvoudiger toe te passen, maar er wordt minder rekening gehouden met de complexiteit van de werkelijke vraag.

- Wat zijn stochastische voorraadbeheermethodes?

Volgens deze modellen is er geen exacte of constante waarde die de vraag bepaalt. De berekening van de verwachte vraag kan worden gebaseerd op kansberekeningen die in de tijd variëren.

Deze prognoses komen meer met de werkelijkheid overeen dan de hierboven genoemde, maar zijn moeilijker te berekenen. Daarom gebruiken bedrijven vaak geavanceerde software die gespecialiseerd is in geavanceerde technieken om de verkoop te voorspellen.

Evenzo kunnen de kansberekeningen die gebaseerd zijn op veranderingen in de verkoop constant zijn of onderhevig zijn aan seizoensgebonden schommelingen.

Deze deterministische en stochastische voorraadbeheerstechnieken hebben een directe invloed op de berekening van het bestelpunt.

Berekening van het bestelpunt of bestelniveau voor voorraadbeheer en bevoorradingsbeleid

Het doel van het bestelpunt of bestelniveau is om het juiste evenwicht te vinden tussen de investeringskosten voor de goederen en het risico van voorraadtekorten. Het kan periodiek worden gepland, bijvoorbeeld op een bepaalde dag van de week, maar het kan ook een continu proces zijn.

Magazijnmanagers kiezen meestal voor de laatste optie. Deze laatste is flexibeler en houdt rekening met de heterogeniteit van de opgeslagen producten en de veranderlijkheid van de vraag.

Om het bestelpunt of bestelniveau te berekenen, moet rekening worden gehouden met de volgende factoren:

• De veiligheids- of buffervoorraden: de juiste hoogte moet worden bepaald om voorraadtekorten te voorkomen. Dit hangt nauw samen met het serviceniveau dat door de onderneming wordt aangeboden.
• De doorlooptijd van de leveranciers: dit is de tijd die een leverancier nodig heeft om een bestelling te verwerken en de goederen te leveren. Het kan ook verwijzen naar de tijd die nodig is om de goederen te produceren. Wanneer bij verschillende leveranciers bestellingen worden geplaatst, dan moet telkens rekening worden gehouden met de doorlooptijd van elke leverancier en moeten er wellicht verschillende bestelpunten worden bepaald.
• Het verwachte verbruik voor elk product op basis van een passende tijdseenheid, meestal berekend in dagen. Zoals hierboven beschreven, kunnen deze prognoses worden gebaseerd op deterministische of stochastische voorraadbeheermethoden, maar in beide gevallen vormt het verbruik een cruciaal element bij de berekening van het bestelpunt of bestelniveau.

Formule:

Bestelpunt of Bestelniveau = Veiligheidsvoorraad + (Gemiddeld verbruik X Doorlooptijd)

Voorbeeld van het berekenen van het bestelpunt:

De dagelijkse vraag van bedrijf X (maandag tot en met vrijdag) bedraagt 500 eenheden, en de doorlooptijd van zijn leverancier is 5 dagen. De veiligheidsvoorraad van dit artikel is vastgesteld op 100 stuks. In dit geval is de berekening van het bestelpunt of bestelniveau als volgt:

Bestelpunt= 100 + (500 X 5) = 2600 eenheden

Dit betekent dat het magazijn een bestelling bij de leverancier moet plaatsen wanneer de voorraad terugloopt tot 2600 eenheden. Op die manier kan de onderneming aan de vraag blijven voldoen terwijl de leverancier de levering van de nieuwe bestelling voorbereidt.

Grafiek met vereenvoudigd bestelpunt

Bestelpunten: zorg ervoor dat ze accuraat zijn

Bestelpunten bepalen het voorraadbeheer en het bevoorradingsbeleid van een onderneming. De coördinatie tussen de in het magazijn opgeslagen voorraden, de bestellingen en de goederenontvangsten moet soepel verlopen, zodat er geen verstoringen in het evenwicht ontstaan die de opslagcapaciteit van het bedrijf en de voorraadinvesteringen in gevaar kunnen brengen.

Hoe draagt het magazijn bij tot de juistheid van de berekening van het bestelpunt? Volg deze strategieën voor een beter beheer van de bevoorrading:

- Betrouwbare voorraadgegevens bijhouden

Elk magazijn beschikt over een geautomatiseerd bestand met de voorraad- en goederengegevens. De Enterprise Resource Planning (ERP) is gewoonlijk het hulpmiddel dat al deze informatie, die afkomstig is uit de rest van de operationele en logistieke afdelingen van het bedrijf, bevat.

De gegevens uit het magazijn moeten accuraat en actueel zijn om te voorkomen dat het bestelpunt wordt berekend op basis van onjuiste informatie, wat tot grote verschillen zou kunnen leiden.

Voor het magazijn is één van de belangrijkste voordelen van WMS-software, dat het een continu voorraadbeheer garandeert: alle verrichtingen worden in real time geregistreerd. Hierdoor weten logistieke en inkoopmanagers beter welke voorraden er zijn en kunnen ze de bestelpunten berekenen.

Bovendien, wanneer er periodieke tellingen of inventarissen moeten worden uitgevoerd, dan biedt Easy WMS warehouse management software ondersteuning bij het gehele proces, waardoor de duur en nauwkeurigheid ervan worden geoptimaliseerd.

- Bewaak de doorlooptijden van uw leveranciers en uw magazijn

Wanneer het bestelpunt is bereikt en er een nieuwe bestelling moet worden geplaatst, dan moet daarbij rekening worden gehouden met de goederen die al onderweg zijn en die geleverd zullen worden. Ondertussen worden de goederen in het magazijn verder gebruikt. Het bestelpunt of bestelniveau is uniek en eigen aan elke SKU-code.

De berekening kan echter ingewikkelder zijn indien de onderneming een multisourcing-beleid voert. Dat wil zeggen dat bestellingen om de voorraad van hetzelfde artikel aan te vullen, bij verschillende leveranciers worden geplaatst. Multisourcing heeft tot doel, de aankoop van nieuwe goederen te optimaliseren. Toeleveranciers werken over het algemeen met verschillende doorlooptijden en prijzen, afhankelijk van waar ze gevestigd zijn.

In dat geval moet de berekening van het bestelpunt grondiger gebeuren en aan de vraag worden aangepast. Zo kan het bijvoorbeeld nodig zijn meerdere bestelpunten te bepalen:

• Een eerste bestelpunt of bestelniveau zal worden toegewezen aan de leverancier met een langere levertijd, maar die scherpere prijzen biedt. Doorgaans kiezen bedrijven hun toeleveranciers op basis van hun prijsbeleid.
• Een tweede bestelpunt zal worden toegekend aan de leverancier met een kortere doorlooptijd. Dit kan een lokaal bedrijf zijn. Dit bestelpunt wordt bijvoorbeeld gebruikt wanneer het risico van voorraadtekort het grootst is.

Bovendien is het bij het opzetten van deze bestelpunten van essentieel belang rekening te houden met de operationele tijd die nodig is voor de goederenontvangst en de bevoorrading van het magazijn.

Merk op dat wanneer doorlooptijden zeer krap zijn, warehouse management software een cruciale rol speelt. Het stelt bedrijven in staat om efficiënt aan de vraag te voldoen, aangezien het:

• Helpt prioriteiten te stellen met betrekking tot de werkzaamheden volgens bepaalde logistieke parameters, zoals bezorgroutes of leveringstermijnen.
• De organisatie van de goederenontvangst, de kwaliteitscontrole en de bevoorrading vergemakkelijkt.
• Cross docking of rechtstreekse bevoorrading mogelijk maakt tijdens het klaarzetten van de bestellingen.

Flexibiliteit en snelheid: de sleutels tot optimaal magazijnbeheer

Het bestelpunt activeert de bevoorrading van het distributiecentrum. De bevoorrading vereist een efficiënt beheer van tijd en hoeveelheid goederen, om te voorkomen dat het magazijn te veel voorraad krijgt en overvol raakt.

Om op een veilige manier aan de vraag te kunnen voldoen, zorgt de warehouse management software voor flexibele werkmethoden en snelheid bij de uitvoering.

Dankzij Supply Chain Analytics-software kan de magazijnbeheerder bijvoorbeeld de status van alle activiteiten visualiseren en toegang krijgen tot gegevens met betrekking tot de bestelpunten: de klantbestellingen (zoals het percentage SKU's per voorraad, het percentage lopende bestellingen, het percentage op tijd geleverde bestellingen, de cyclustijden), of de capaciteit van het magazijn (zoals het gebruik van opslaglocaties, het gebruikte volume per type opslagplaats, de gebruikte opslaglocaties per type produkt).

Als u meer wilt weten over de voordelen van warehouse management software voor uw bedrijf, neem dan contact met ons op. Wij geven u graag een gedetailleerde demo over de mogelijkheden van Easy WMS.