Voorraadbeheer: definitie, doelstellingen en uitdagingen

Voorraadbeheer in de logistiek omvat alle werkzaamheden die verband houden met het reguleren van de goederenstromen in een bedrijf. Dit garandeert geringe kosten voor het voorraadbeheer en staat de klantendienstverlening niet in de weg.

Dankzij de voorraadbeheerstrategie kunnen de volgende vragen beantwoord worden: Hoeveel producten moet u van elk artikelnummer, idealiter op voorraad hebben ? Wanneer moet de voorraad aangevuld worden? Hoeveel moet u per artikelnummer inkopen?

Voorraadbeheer in een magazijn omvat onder meer: locatietoewijzing en traceerbaarheid van de goederen, en de verschillende opslagmethodes FIFO (First In, First Out) en LIFO (Last In, First Out). In dit artikel zullen wij ons concentreren op de doelstellingen van voorraadbeheer en de uitdagingen waarmee dit gepaard gaat.

Verschil tussen het controleren, het beheren en het optimaliseren van de voorraad

Het controleren, optimaliseren en beheren van voorraden in het magazijn zijn zeer nauw met elkaar verbonden en kunnen gemakkelijk met elkaar worden verward:

• De controle van de voorraden omvat alle informatie met betrekking tot de hoeveelheden, de kenmerken en de opslaglocaties van de goederen. Het is van essentieel belang dat alle gegevens correct geregistreerd worden, om vergissingen te vermijden die de activiteiten van het distributiecentrum nadelig kunnen beïnvloeden.
• Voorraadbeheer in een magazijn heeft als doel de goederenstromen te regelen. Het betreft activiteiten zoals de locatietoewijzing en de traceerbaarheid van goederen, de bevoorrading en de opslagmethodes LIFO (Last In, First Out) en FIFO (First In, First Out).
• Voorraadoptimalisatie omvat alle activiteiten die worden uitgevoerd met het doel de rentabiliteit van de opgeslagen producten te verhogen. Zo zal het gebruik van gespecialiseerde software onder meer helpen bij het analyseren van de magazijnhistoriek, bij het verbeteren van de methode van locatietoewijzing en bij het opsporen van en verminderen van eventuele voorraadverliezen.

Warehouse management software is speciaal ontworpen om u te ondersteunen bij het behalen van de bedrijfsdoelstellingen. Over het algemeen bieden deze softwaretools functionaliteiten die alle taken in verband met de werking van een distributiecentrum behelzen.

Wat zijn de doelstellingen van voorraadbeheer?

De belangrijkste doelstellingen van voorraadbeheer:

- Pas het voorraadniveau efficiënt aan

De voorraden berekenen op basis van de prognoses. Zo wordt u niet meer geconfronteerd met de problemen die zich kunnen voordoen in bepaalde sectoren waar het verbruik van producten onstabiel is of gekenmerkt wordt door seizoensgebondenheid.

Big data komen ook de Supply Chain ten goede via de discipline «Demand Management» (DM), dat verantwoordelijk is voor het maken van geavanceerde forecasts oftewel prognoses van de vraag. Het is onder meer gebaseerd op de verkoop, de markttrends, de concurrentie en een reeks economische indicatoren.

- Bied kwaliteitsservice

Wanneer we het bij voorraadbeheer over service hebben, bedoelen we het vermogen om een artikel te lokaliseren, te verpakken, te verzenden en in perfecte staat af te leveren met inachtneming van de strikte leveringstermijnen. Om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van de door u geleverde diensten uw opslagkosten niet doet stijgen, moet het juiste evenwicht worden gevonden.

Door de opkomst van de omnichannel strategie en de hyperconnectiviteit, kenmerkend voor «Logistiek 4.0», zijn de eisen van de moderne klant drastisch gestegen, met name bij online aankopen. De consument duldt immers steeds minder voorraadtekorten en aarzelt niet zich tot de concurent te wenden indien hij niet tevreden is.

- Beheer de opslagkosten

Het geheim van cross docking en just-in-time is het verminderen van de voorraden die in het magazijn liggen opgeslagen. In de logistiek is het van essentieel belang de voorraden te beperken, zonder dat dit een negatieve invloed heeft op de kwaliteit van uw dienstverlening.

Om dit te bereiken, kiezen veel magazijnen voor opslagoplossingen die de algehele productiviteit optimaliseren, zoals:

• Automatisering van stabiele en repetitieve processen.
• Bepalen van de opslaglocatie van de goederen naargelang de omloopsnelheid.
• Optimalisatie van het orderpickproces met behulp van WMS-software.

Uitdagingen die van invloed zijn op het voorraadbeheer

De ontwikkelingen in de toeleveringsketen of Supply Chain dwingen bedrijven ertoe nieuwe uitdagingen aan te gaan op het gebied van voorraadbeheer.

- Toename van het aantal artikelcodes (SKU)

Het optimaliseren van uw voorraad wordt ingewikkelder naarmate het aantal Stock Keeping Units (SKU) toeneemt. Hierbij moet een minimumvoorraad worden aangehouden van een gevarieerder productaanbod. «SKU proliferation» maakt het voorraadbeheer steeds complexer.

Voorbeeld: Een cosmeticabedrijf verkoopt voor een bepaald soort haartype, vijf verschillende shampoos, met verschillende geuren en uiteenlopende kenmerken. Kort daarna besluit de onderneming nog eens vijf verschillende shampoos op de markt te brengen voor de mannelijke klanten. Nu biedt het bedrijf 10 verschillende producten aan. Na een analyse van de klantbehoeften, besluit de onderneming de shampoos in miniformaat op de markt te brengen, zodat ze in het vliegtuig kunnen worden meegenomen. Het uiteindelijke assortiment bestaat zodoende uit 20 verschillende artikelen.

Het aantal te beheren SKU's neemt toe wanneer er producten aan het assortiment worden toevoegd. Voor elk artikel zal een minimumvoorraad aangehouden moeten worden.

- Traceerbaarheid van de voorraden

In verband met het bovenstaande punt is het belangrijk dat de voorraad traceerbaar is zodat deze kan worden gecontroleerd en fouten bij het klaarzetten van de bestellingen en de locatietoewijzing kunnen worden voorkomen.

Ingeval van een zeer gevarieerde voorraad, raden wij aan gebruik te maken van coderingssystemen om de goederen automatisch en nauwkeurig te classificeren en te registreren. Geleidelijk hebben logistieke Radio-frequency identification technologieën (RFID) hun intrede gedaan bij middelgrote en grote magazijnen over de hele wereld, die uiteindelijk het papier hebben vervangen.

- Onverwachte veranderingen in de vraag

Een distributiecentrum moet flexibel en efficiënt zijn en moet zich snel kunnen aanpassen aan veranderingen in de vraag, vooral als het gaat om e-commerce. In de e-commerce sector laat de klant zich namelijk leiden door de mode en door trends die moeilijk te voorspellen zijn. Ook in andere sectoren dan de e-commerce, moeten distributiecentra beantwoorden aan de eisen die gelden voor de opslag van producten van derden.

Ook kan de seizoensgebondenheid een belemmering vormen voor een effectief voorraadbeheer, want dit dwingt de onderneming de goederenstromen gedurende bepaalde periodes in het jaar, op een andere manier te beheren.

Voorbeeld: de Franse onderneming Schaal Chocolatier heeft de professionals van Mecalux, de ontwikkeling van een logistiek automatiseringsproject toevertrouwd, dat het bedrijf ondersteunt bij het beheer van zijn seizoensgebonden activiteiten.

Werkt het WMS zoals een softwareprogramma voor voorraadbeheer?

Om alle uitdagingen aan te kunnen gaan die de efficiëntie van uw magazijnbeheer in het gedrang brengen, is magazijnbeheersoftware zoals Easy WMS van Mecalux ontwikkeld. Het biedt onder meer de volgende functionaliteiten:

• Het beheer van de opslaglocaties: het WMS verbetert de locatietoewijzing van de goederen en biedt de mogelijkheid tot chaotische opslag; voor meer efficiëntie en een optimaal gebruik van de beschikbare opslagcapaciteit.
• Het magazijn- en voorraadschema: ondersteunt de creatie of het wijzigen van opslaglocaties. Deze kunnen geblokkeerd worden of als „bezet” worden aangegeven.
• De doorlopende voorraadcontrole: registreert de goederen in real time, beheert de beschikbare voorraad en de reële opslaglocaties van de goederen.
• Rapportages en statistieken: de WMS-software registreert de historiek en activiteiten, geeft de kritieke prestatie-indicatoren (KPI) van het voorraadbeheer weer, analyseert de gegevens en geeft verbeterpunten aan.

Voorraadbeheer in magazijnen is een complexe materie die een krachtige WMS-software vereist. Wilt u meer weten over de functionaliteiten van Easy WMS op het gebied van voorraadbeheer en de organisatie van magazijnactiviteiten, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Onze experts geven u graag een persoonlijke demo.