ERP en WMS systemen integreren

Hét moment is gekomen. Na het selecteren van verschillende leveranciers van Warehouse Management Systemen, het bestuderen van de verschillende mogelijkheden en het berekenen van de ROI van elke opslagoplossing, hebt u het ideale WMS geselecteerd, d.w.z. hét systeem dat perfect aansluit bij de logistieke processen in uw magazijn. Er moet evenwel nog één element worden gecontroleerd: de integratie van het ERP-systeem met het WMS.

Warehouse management systemen functioneren niet los van andere business management tools, ze bestaan naast elkaar in hetzelfde ecosysteem. Hiervoor moet een verbinding tot stand worden gebracht tussen de ERP (Enterprise Resource Planning) en het WMS, een proces waarbij technische vragen kunnen opkomen. Het doel van dit artikel is dan ook deze vraag te beantwoorden.

Gegevensuitwisseling tussen een WMS en ERP

Alvorens in te gaan op de kern van dit onderwerp, is het nuttig de problematiek in de juiste context te plaatsen. Wanneer we het hebben over de integratie van ERP- en WMS-systemen, gaan we ervan uit dat het om verschillende software gaat: deze systemen functioneren synergetisch, maar maken niet gebruik van hetzelfde platform, en zijn niet ontworpen om dezelfde functies uit te voeren. Het WMS is dus geen eenvoudige ERP-module, maar een specifiek ontwikkeld softwarepakket voor het beheer van opslagactiviteiten, dat over veel geavanceerde functionaliteiten beschikt.

ERP- en WMS-systemen wisselen voortdurend informatie uit en, afhankelijk van het soort gegevens en het protocol, verandert de functie van de afzonderlijke systemen. Zoals het welbekende master-slave model dat in de IT wordt gebruikt. Er ontstaat dus een gegevensuitwisseling in twee richtingen:

• De ERP creëert en beheert de master database: het registreert nieuwe producten, voegt leveranciers toe en stuurt inkooporders door naar het magazijn, waarna het facturen genereert. Voor dit soort taken geeft ERP de opdracht.
• Maar er is ook informatieoverdracht van het WMS naar de ERP, wanneer er bijvoorbeeld goederen in het magazijn aankomen of wanneer bestellingen worden verzonden. In dat geval stelt het WMS de ERP op de hoogte, en werkt het de voorraadgegevens bij. Op die manier speelt het WMS de rol van de master.

Het is van het grootste belang, deze gegevensuitwisseling te controleren, om vergissingen te voorkomen en te vermijden, dat informatie tweemaal wordt verstrekt. Dit kan worden gecontroleerd door het toekennen van verschillende statussen, zoals bijvoorbeeld gepland, in uitvoering, voorbereid, geladen of verzonden. Deze «labels» geven aan, welke acties al dan niet kunnen worden uitgevoerd, op basis van vooraf bepaalde richtlijnen. Het WMS kan bijvoorbeeld geen bestellingen importeren, die niet gefactureerd zijn door de ERP.

De mate van precisie van de informatie, die door elk systeem wordt gehanteerd, varieert bovendien ook. Voor ERP-gebruikers is het waarschijnlijk voldoende, om dagelijks te weten welke artikelen beschikbaar zijn, en in welke hoeveelheden. De WMS-database moet veel specifiekere informatie opslaan, zoals de opslaglocatie van elke SKU (Stock Keeping Unit), het type laadeenheid waarop of waarin het artikel zich bevindt, zoals op een pallet of in een doos, en de verwachte leveringstermijnen.

Welke informatie moet worden verzameld om een WMS te integreren?

In de meeste gevallen, beschikt de onderneming al over procedures die gestandaardiseerd zijn in de ERP. Het WMS moet dan aan deze manier van werken worden aangepast. Voor een succesvolle implementatie van het WMS, is het echter essentieel om met de softwareleverancier te kunnen overleggen:

• De database van artikelen met de daarbij behorende logistieke profielen: deze bevat de volledige lijst van geregistreerde producten en de historiek van alle SKU's die op een bepaald moment in het magazijn zijn afgehandeld. De logistieke profielen die aan elk product zijn toegewezen, geven de belangrijkste parameters weer met betrekking tot het beheer van deze goederen, zoals grootte, kleur, houdbaarheidsdatum, productiebatches (essentieel in de farmalogistiek), en het risiconiveau.
• Informatie over bestellingen: de ERP stuurt de bestellingen van de klant door naar het WMS. Het warehouse management systeem heeft voor iedere bestelling de nodige informatie nodig. Beide systemen werken namelijk met dezelfde invoervelden voor bestellingen, zoals naam en adres bijvoorbeeld, en maken gebruik van unieke codes om deze te identificeren. Als er een fout is opgetreden en de klant moet de bestelling wijzigen nadat deze is ingevoerd, dan zal dit in de ERP worden aangepast. De wijziging komt dan rechtstreeks in het WMS terecht, via het invoerveld en de unieke code die beide systemen delen.
• Informatie over goederenontvangsten: de ERP stuurt het schema van de verwachte goederenontvangsten naar het magazijn. Dit overzicht is gebaseerd op informatie van de leveranciers. Dit is essentiële informatie voor de organisatie van de dagelijkse werkzaamheden in het magazijn. Het WMS moet deze informatie daarom correct kunnen verwerken.
• Gebeurtenissen die notificaties activeren: sommige berichten zijn standaard geconfigureerd in het WMS, maar het systeem kan worden aangepast aan andere behoeften van de ERP, en op maat worden gemaakt. Wanneer één van de referenties bijvoorbeeld niet meer in voorraad is, dan stuurt het WMS een bericht naar de ERP.

Mogelijkheden om het WMS en de ERP te integreren

Vanuit technisch oogpunt, kan de uitwisseling van gegevens tussen ERP- en WMS-systemen op verschillende manieren gebeuren. Laten we Easy WMS als referentie nemen, om de standaard integratiemogelijkheden uit te leggen.

- ERP en WMS bestanden integreren met behulp van XML of EDI

Aangezien elk systeem een eigen database gebruikt, kan informatie worden uitgewisseld via gegevensbestanden. Hierbij verstuurt de ERP berichten die door het WMS worden uitgelezen en vice versa. Om communicatie tussen de twee systemen mogelijk te maken, wordt voor deze bestanden gebruik gemaakt van standaardformaten, zoals EDI (Electronic Data Interchange) of het modernere en flexibelere XML (eXtensible Markup Language).

Gegevensuitwisseling kan rechtstreeks tussen de ERP en het WMS plaatsvinden, hoewel sommige ERP's ook API's oftewel application programming interfaces bieden, waarmee andere applicaties sneller met de ERP kunnen communiceren.

- Verbinding via de uitwisseling van gegevensbestanden

Deze optie voorziet in het gebruik van een intermediaire database die door beide systemen wordt gedeeld. Deze wordt door beide systemen voortdurend geactualiseerd door de overdracht van nieuwe data. Bovendien voert elk softwarepakket periodieke scans uit, om de te verwerken berichten te verifiëren en, zo nodig, deze nieuwe gegevens in de eigen database op te nemen.

- Verbinding via een webinterface

In dit geval vindt de uitwisseling van informatie tussen het WMS en de ERP plaats via een webinterface. Beide systemen moeten hiervoor een internetverbinding hebben. Dit betekent dat de software, via het protocol http, verbinding maakt met een database in de cloud. Deze database stuurt informatie terug in XML-formaat, die vervolgens in elk systeem wordt geïntegreerd. Dit is een optie die vaak wordt gebruikt om de ERP en het WMS te integreren en op maat te maken.

- Via een specifieke interface: het geval van SAP en SAP WM

Volgens de gegevens van Gartner Dataquest vertegenwoordigt SAP het grootste marktaandeel van alle ERP-systemen ter wereld. Dit ERP beschikt over een eigen module voor magazijnbeheer, maar de reikwijdte van de functionaliteit is gering. Veel bedrijven kiezen daarom voor een meer gespecialiseerd WMS, waarmee complexere werkzaamheden in het magazijn kunnen worden afgehandeld.

De verbinding tussen het WMS en de ERP, geschiedt via de SAP WM-module (Warehouse Management). Dit vereist de ontwikkeling van een specifieke interface, waarmee een rechtstreeks informatiekanaal tussen het WMS en SAP WM tot stand wordt gebracht. In het geval van Easy WMS is deze vorm van integratie gestandaardiseerd en is reeds in gebruik bij tientallen bedrijven.

Flexibiliteit: dé sleutel om een WMS met een ERP te integreren

Volgens de studie van Allied Market Research betreffende de markt voor ERP's, is deze relatief klein, met een paar gevestigde bedrijven als koplopers. SAP, Oracle Corporation, Sage Group, Microsoft Corporation of Netsuite Inc. zijn bekende referenties. Nieuwe spelers doen nu hun intrede op de markt, met name door de opkomst van SaaS-oplossingen, naast de traditionele on-premise oplossingen.

In deze context is de flexibiliteit van het WMS van fundamenteel belang: het warehouse management systeem moet met willekeurig welk type ERP kunnen integreren, ongeacht het merk of de structuur.

In dit artikel worden de integratievormen besproken die bij Mecalux de norm zijn geworden, en die het resultaat zijn van meer dan een decennium ervaring met Warehouse Management Systemen (WMS). Neem contact met ons op indien u geïnteresseerd bent in het integreren van een ERP met een WMS. Na een technische analyse zal één van onze softwarespecialisten uiteenzetten wat de beste mogelijkheden zijn, om uw nieuwe software eenvoudig en efficiënt te integreren.