15 signalen van een rommelig magazijn, en hoe dit kan worden opgelost

Een rommelig magazijn is de belangrijkste oorzaak van een onproductieve en inefficiënte logistiek. Slecht beheer van een logistieke faciliteit vermindert de efficiëntie van de werkzaamheden, en verhoogt het risico op ongelukken en incidenten, die zowel de operators als de goederen en de opslagsystemen kunnen treffen.

In dit artikel bespreken we de 15 signalen van slecht magazijnbeheer en stellen we manieren voor om te voorkomen dat ze uw bedrijf schade berokkenen.

Rommelig magazijn: de belangrijkste signalen

1. Slecht ontwerp van de magazijnindeling. Soms is de inrichting van het magazijn niet afgestemd op de werkelijke bedrijfsbehoeften, of is er geen rekening gehouden met de toekomstige groei van het magazijn en de noodzaak zich aan te passen aan mogelijke veranderingen in de logistieke planning van de onderneming. Het ontwerp van de  magazijnindeling, moet flexibel genoeg zijn om dergelijke veranderingen op te vangen, bijvoorbeeld door meer ruimte toe te wijzen aan de pickingzone of door een mogelijke uitbreiding van de laad- en losperrons te voorzien.

2. Onvolledig gebruik van de beschikbare opslagruimte. Het magazijn moet worden uitgerust met een opslagoplossing waarin alle producten kunnen worden opgeslagen en waarmee de beschikbare ruimte in het magazijn optimaal wordt benut. Bovendien moet het systeem ook worden aangepast aan de karakteristieken van de goederen. Als u bijvoorbeeld een groot aantal pallets hebt met hetzelfde artikelnummer, dan is het zinvol het magazijn uit te rusten met een opslagsysteem voor compacte opslag, zoals bijvoorbeeld het Pallet Shuttle-systeem.

3. Te veel looproutes per magazijnmedewerker. In een slecht georganiseerd magazijn worden de verplaatsingen van de magazijnmedewerkers niet goed gecoördineerd en op elkaar afgestemd, waardoor veel onnodige verplaatsingen nodig zijn om zelfs de kleinste opdracht uit te voeren, zoals het opbergen van artikelen of het klaarzetten van een bestelling. Om dit dilemma op te lossen, is het raadzaam Warehouse Management Software te implementeren, die de operators instructies geeft betreffende de uitvoering van bepaalde werkzaamheden en die precies aangeeft waar ze naartoe moeten. Dit programma berekent de kortste looproute, zodat de magazijnmedewerkers de minst lange afstand af hoeven te leggen.

4. Ongelijke verdeling van de werklast over de operators. Als de magazijnmanager de taken slecht verdeelt, kan de werkdruk tussen de verschillende magazijnmedewerkers uit balans raken en kunnen er knelpunten ontstaan. De oplossing voor een dergelijke situatie is een doeltreffende logistieke planning, waarbij rekening wordt gehouden met de strategische doelstellingen van het bedrijf. Bovendien kunnen de modules van Easy WMS van Mecalux, zoals de Supply Chain Analytics of het Labour Management Systeem, de activiteiten in alle delen van het magazijn volgen teneinde eventuele onregelmatigheden te identificeren.

5. Slecht beheer van de ontvangst- en verzendprocessen. De aanwezigheid van een tijdelijke bufferzone met te grote voorraden, of knelpunten bij de laadperrons zijn veel voorkomende problemen in een slecht georganiseerd magazijn. Deze vergissingen kunnen worden gecorrigeerd door een goede logistieke planning die rekening houdt met de goederenstromen binnen het magazijn, de manier waarop laad- en losperrons worden toegewezen en de rol die aan de doorvoerzone van het magazijn wordt gegeven.

6. Gebrek aan coördinatie met de productielijnen. Een magazijn dat dicht bij de productielijnen ligt, dient gewoonlijk als het centrum van de productie, waar grondstoffen tijdelijk worden opgeslagen totdat deze nodig zijn voor productiewerkzaamheden. Een gebrek aan samenwerking kan leiden tot verstoringen in het productieproces, waardoor vertragingen en fouten bij de levering van grondstoffen ontstaan. Digitalisering van het toeleveringsproces met behulp van software voor productiebeheer, het zogenaamde Manufacturing Execution System (MES), of met een WMS voor Productie, is dé oplossing waarmee een productieproces zonder onderbrekingen en zonder vergissingen kan worden gegarandeerd.

7. Fouten bij het bepalen van de omloopsnelheid van producten. De omzetsnelheid van de voorraad is het aantal keren dat de opslagvoorraad in een bepaalde periode, meestal een jaar, wordt vervangen. In een rommelig magazijn is het erg moeilijk om alle artikelnummers te beheren. Daarom is het essentieel om de magazijnindeling zorgvuldig te ontwerpen. Met een Warehouse Management Software is het mogelijk de omloopsnelheid van de goederen te bepalen, zodat de noodzakelijke opslagcapaciteit, de in- en uitstroom van goederen en de planning van de algemene werkzaamheden in het magazijn kunnen worden vastgesteld.

8. Regelmatige voorraadtekorten. In een rommelig magazijn is het erg moeilijk om te weten welke artikelen beschikbaar zijn en welke niet. Het risico van voorraadtekorten wordt groter, wat betekent dat bepaalde producten die nodig zijn om lopende bestellingen voor te bereiden niet beschikbaar zijn, waardoor de levering van de bestellingen vertraging oploopt. Dit probleem kan worden opgelost met zogenaamde veiligheidsvoorraden, dit zijn extra voorraden die worden aangehouden om het hoofd te kunnen bieden aan onvoorziene gebeurtenissen, als gevolg van veranderingen in de vraag of vertragingen bij de toeleveranciers.

9. Voorraadoverschotten. Zonder een nauwkeurig beheer van de voorraden kan men snel meer artikelen in voorraad hebben dan nodig is om aan de klantvraag te voldoen, zodat het aanbod de vraag overtreft. Voorraadoverschotten hebben als groot nadeel dat de opslagkosten en het risico op vergissingen toenemen. Om dit te voorkomen is het raadzaam een prognose uit te voeren, om het aantal benodigde artikelen te berekenen en de planning van de vraag te verbeteren.

10. Verlies van voorraden. In een cluttered warehouse zijn er meestal geen zones of opslaglocaties toegewezen aan producten, en als ze wel zijn toegewezen dan worden deze niet gerespecteerd als gevolg van een slechte organisatie. Als een onderneming niet weet welke producten er in voorraad zijn, kunnen sommige daarvan te lang opgeslagen blijven en achterhaald raken, waardoor ze niet meer verkocht of aan klanten geleverd kunnen worden. Om verlies van voorraden te voorkomen is het raadzaam het beheer van voorraden te automatiseren met behulp van Warehouse Management Software. Deze technologie maakt het mogelijk exact te weten welke producten zich in het magazijn bevinden. Hierdoor kan het klaarzetten van bestellingen worden georganiseerd met inachtneming van de beschikbare voorraad.

11. Schijnvoorraad. Een schijnvoorraad is het verschil tussen de werkelijke voorraad in de winkel of het magazijn en de administratieve voorraad zoals die geregistreerd staat in het Warehouse Management Systeem. In een cluttered warehouse worden vaak vergissingen gemaakt bij het voorraadbeheer, zoals bijvoorbeeld het plaatsen van een opdracht voor het klaarzetten van een bestelling terwijl het artikel niet beschikbaar is. Om dit te voorkomen is het beter om een periodieke inventaris uit te voeren, waarbij wordt gecontroleerd of de administratieve voorraad zoals vermeld in het computersysteem, en de werkelijke voorraad in het magazijn, met elkaar overeenstemmen. Ook is het mogelijk een doorlopende inventaris in te stellen met behulp van een WMS.

12. Inefficiënte orderpicking. Orderpicking is één van de duurste handelingen in de magazijnlogistiek. Daarom moet ervoor worden gezorgd dat de gekozen pickingmethode de taken van de magazijnmedewerkers vereenvoudigt, zodat de bestellingen efficiënt kunnen worden klaargezet en vergissingen als gevolg van een handmatige afhandeling worden voorkomen. Het implementeren van Warehouse Management Software of het gebruik van hulpmiddelen bij het orderpicken zoals pick-to-light of voice picking zijn wellicht de beste opties voor het efficiënt klaarzetten van bestellingen.

13. Vergissingen tijdens het orderpicken. Vergissingen als gevolg van het handmatige beheer van het orderpickproces leiden tot een toename van het aantal retourzendingen. De organisatie van de retourlogistiek bezorgt veel bedrijven kopzorgen en brengt extra operationele kosten met zich mee die het concurrentievermogen kunnen aantasten. Daarom is het belangrijk om vergissingen bij het orderpicken en het verzenden van bestellingen te voorkomen. Een WMS vereenvoudigt de taken van de magazijnmedewerkers door stap voor stap aan te geven welke werkzaamheden ze moeten uitvoeren. Dit is vooral belangrijk bij retourlogistiek, waarbij de terugplaatsing van de producten in de rekken of de toewijzing ervan aan een andere bestelling automatisch door de software wordt uitgevoerd, waardoor de kosten tot een minimum worden beperkt.

14. Gebrek aan coördinatie tussen de transporteurs en logistieke dienstverleners. Het proces van het verzenden van de goederen moet snel en efficiënt verlopen om te voldoen aan de vooraf met de klant overeengekomen leveringsvoorwaarden. Het gebrek aan coördinatie tussen het magazijn en de verschillende betrokken partijen bij deze processen kan leiden tot een gebrekkig beheer van de bestellingen. Daarom is het noodzakelijk om met de vervoerders te communiceren via de Warehouse Management Software, waardoor de voorraden in elke logistieke fase volledig inzichtelijk zijn. Om vergissingen bij de aflevering van bestellingen tot een absoluut minimum te beperken, zijn er specifieke modules, zoals de Multi Carrier Verzendsoftware van Easy WMS. Deze software communiceert direct met het computerprogramma van de vervoerder, zorgt voor een automatische verzending en genereert de etiketten die nodig zijn voor het verzenden van de producten.

15. De toename van het aantal ongevallen. Een cluttered warehouse bemoeilijkt het werk van de magazijnmedewerkers, en verhoogt het risico op botsingen tussen operators, goederen en/of magazijnstellingen. Met adequate bewegwijzering in het magazijn, kunnen de magazijnmedewerkers de verschillende zones identificeren door middel van borden met kleuren en geometrische vormen, waardoor mogelijke risico's op ongevallen worden vermeden. Er moet ook periodiek een technische keuring magazijnstellingen worden uitgevoerd teneinde de staat van de opslagsystemen te controleren en om de goede werking van het magazijn te waarborgen.

Rommelig magazijn: een kritiek punt bij de logistieke planning

Een rommelig magazijn veroorzaakt ernstige structurele problemen in de logistiek van een bedrijf. Zo kunnen organisatorische tekortkomingen of een slecht beheer van de voorraden en leveringen, de efficiëntie van de processen beperken, met als resultaat minder winst en een slechtere reputatie. Het tijdig identificeren van de tekenen die tot deze situaties leiden is essentieel, om de nodige oplossingen toe te kunnen passen en de operationele omstandigheden weer te optimaliseren.

Als u in één van de in dit artikel genoemde tekenen in uw magazijn heeft geconstateerd, is het verstandig om een internationale leverancier van intralogistieke oplossingen zoals Mecalux, te raadplegen. Aarzel niet om contact met ons op te nemen. Eén van onze specialisten zal u graag de beste oplossing voorstellen voor de logistieke activiteiten van uw bedrijf.