Periodieke inventaris: frequentere voorraadtellingen voor meer nauwkeurigheid

Een periodieke inventaris opmaken is een van de meest voorkomende manieren van inventariseren. Zo kunnen bedrijven in de gaten houden hoeveel goederen zich in hun magazijn bevinden en, zoals de naam al aangeeft, gebeurt dit periodiek (bv. elke maand, elk kwartaal, elk semester of elk jaar).

De periodieke inventarisatie omvat nog steeds het tellen van de fysieke voorraad. het is dus nog steeds handwerk waarbij operatoren door het magazijn lopen om de producten in de stellingen één voor één te tellen. Dit vereist dus een onberispelijke organisatie om de telling zo snel en foutloos mogelijk te doen.

In dit artikel gaan we in op de voor- en nadelen van deze telling, en op de verschillen tussen deze manier van inventariseren en andere typen, zoals de permanente voorraad.

Wat is periodieke inventaris en waaruit bestaat die?

De periodieke inventaris is een controle van de voorraad die van tijd tot tijd handmatig wordt uitgevoerd, meestal enkele malen per jaar. Hierbij worden de locaties in het magazijn geteld om de exacte hoeveelheid producten te bepalen die op een bepaalde datum zijn opgeslagen.

De producten in opslag zijn de belangrijkste activa van elk bedrijf. Bijgevolg is een strikte voorraadcontrole en de voorraadtelling een van de prioriteiten van elke onderneming. Het doel is het voorkomen van voorraadtekorten die vertragingen in de levering van bestellingen kunnen veroorzaken, of, het tegenovergestelde: voorraadoverschotten, waarbij meer producten worden opgeslagen dan gevraagd, wat kosten voor het bedrijf met zich meebrengt.

Om efficiënt te zijn moet de onderneming die een periodieke inventaris uitvoert, vooraf de exacte data vaststellen waarop de telling moet worden uitgevoerd. Op die manier kunnen de operatoren zich organiseren om dit goed aan te pakken. Om de andere processen in het magazijn niet te hinderen, kunt u dit het beste doen tijdens de daluren.

Voordelen en nadelen van een periodieke inventaris

Zoals gezegd is de periodieke inventaris een fysieke inventaris die regelmatig wordt geteld.

Een van de voordelen is dat er geen automatisch systeem nodig is om de gegevens te registreren: de operators hebben enkel pen en papier nodig om het aantal beschikbare artikelen in het magazijn te noteren (en in kleine magazijnen wordt de inventaris bijgehouden met Excel, hoewel dit niet aan te bevelen is).

Door het hele magazijn te doorlopen en de opgeslagen artikelen te tellen, kunnen operatoren bovendien visueel controleren of de producten nog in goede staat zijn.

Ten slotte kan het werkelijke aantal artikelen in het magazijn worden vergeleken met de hoeveelheid die staat vermeld in de theoretische voorraad of boekhouding (die wordt beheerd door de warehouse management software of ERP).

Het grootste nadeel van een fysieke voorraad is echter dat het risico op fouten groot is omdat dit een handmatig proces is. Daarom is het vooral geschikt voor kleine bedrijven die weinig producten in hun magazijnen hebben en met een lage eenheidswaarde voor elk product.

Houd er ook rekening mee dat dit een tijdrovend en arbeidsintensief proces is. Om dit optimaal te uitvoeren, moeten de magazijnactiviteiten geheel of gedeeltelijk worden stilgelegd en moeten er uren worden uitgetrokken om de producten op elke locatie te tellen.

Bovendien krijgen wij met de periodieke inventaris alleen op bepaalde momenten van het jaar een nauwkeurig beeld van de situatie in het magazijn, zodat wij niet over real-time informatie beschikken en evenmin kunnen voorkomen dat er verschillen ontstaan.

Jaarlijkse vs. periodieke inventaris

Wanneer de inventaris opmaken? Hoewel bedrijven niet verplicht zijn hun voorraad te tellen (dit hangt samen met de interne organisatie van elk bedrijf), is het raadzaam dit ten minste eenmaal per jaar te doen. Anders zouden er aanzienlijke verschillen kunnen ontstaan tussen de boekhoudkundige en de fysieke inventaris en zouden er herhaaldelijk voorraadtekorten kunnen optreden.

De jaarlijkse inventaris is, zoals de naam al aangeeft, een telling die slechts één keer per jaar wordt uitgevoerd. Deze telling bestaat uit wat we tot nu toe hebben toegelicht: operatoren lopen rond in het magazijn om hun voorraad te tellen.

Het voordeel van een periodieke inventaris boven een jaarlijkse inventaris is dat de informatie actueler is (hoe frequenter, hoe nauwkeuriger). Zoals gezegd kost dit echter veel tijd en middelen (vooral als dit in de loop van het jaar meermaals wordt herhaald).

Daarom kiezen sommige bedrijven voor een periodieke inventaris in plaats van een jaarlijkse als ze na verloop van tijd voorraadproblemen krijgen waarvoor een eenmalige jaarlijkse telling onvoldoende is.

Cyclische inventaris vs. periodieke inventaris

Een cyclische inventaris bestaat uit het periodiek tellen van groepen SKU's in plaats van het in één keer tellen van alle voorraad in het magazijn.

Als een systeem van cyclische inventaris wordt gebruikt, moet vooraf worden bepaald hoe de artikelen moeten worden geteld. Producten met de hoogste omloopsnelheid of waarde worden bijvoorbeeld vaker geteld. De telling kan ook worden georganiseerd per zone, producttype, enz.

Elke dag, of om de paar dagen wordt een beperkte hoeveelheid tijd aan deze taak besteed. Op die manier voorkomt men dat de activiteit van de onderneming wordt stilgelegd, zoals bij de periodieke of jaarlijkse inventaris het geval is. Dit houdt ook de voorraad meer up-to-date voor de producten met een hogere waarde of meer verkoop.

Een cyclische inventaris lijkt geschikter dan een periodieke, omdat deze minder invloed heeft op de werking van de onderneming en belangrijke SKU's actueler zijn. De planning kan echter onnodig complex zijn in magazijnen die een relatief kleine hoeveelheid producten verwerken. Bovendien krijgt u, anders dan bij een periodieke inventarisatie, nooit een volledig beeld van de situatie van het volledige magazijn op een bepaald moment.

Permanente voorraad vs. periodieke inventaris

Voor bedrijven met veel producten volstaat het niet om regelmatig een periodieke inventaris op te maken. Wat zij echt nodig hebben is een permanente voorraad om te allen tijde de status van de artikelen in hun magazijn te kennen.

De permanente voorraad bestaat uit een real-time registratie van de bewegingen die in het magazijn plaatsvinden (goederenontvangst, opslag, orderpicking, verzendingen, enz.)

Hoe ga je te werk? Met een Warehouse Management Systeem, zoals Easy WMS van Mecalux. Deze software controleert en coördineert alles wat er in het magazijn gebeurt. Hierbij worden artikelen geïdentificeerd zodra zij in het magazijn aankomen (met barcodelezers of RFID-tags) en wordt hen een locatie toegewezen op basis van verschillende parameters. Dit systeem stuurt dan instructies naar de operatoren over wat zij te allen tijde met elk product moeten doen.

Van een periodieke naar permanente inventaris

Een periodieke inventaris is een manier om de goederen in voorraad op een bepaald moment te controleren. Zoals we hebben gezien, kan deze aanpak voor sommige bedrijven (vooral bedrijven met weinig SKU's in voorraad) zeer nuttig zijn. Er zijn echter bedrijven die altijd op de hoogte moeten zijn van de status van hun magazijn, zodat ze beslissingen ter verbetering kunnen nemen en hun klanten zonder vertraging kunnen bedienen.

Het is hoe dan ook raadzaam om een Warehouse Management software te hebben. Enerzijds om een strikte controle op de koopwaar te houden en anderzijds, in het geval van een fysieke voorraadtelling, om deze telling te optimaliseren.

Het installeren van een WMS zoals Easy WMS is eenvoudiger dan het klinkt. Bovendien is het zo'n intuïtief programma dat het werk van de operatoren vergemakkelijkt wordt. Daardoor kan het bedrijf het magazijn al snel en met volledige nauwkeurigheid controleren. Neem contact met ons op om meer te weten te komen over hoe Easy WMS u kan helpen om een effectieve inventaris op te maken en uw bedrijf te stimuleren.