Sleutelrol in de logistiek: warehouse manager - functie en profiel

Vanwege het toegenomen belang van deze sector in de afgelopen jaren, is de functie van warehouse manager, momenteel één van de meest gevraagde profielen in de logistieke sector. Heden ten dage hebben gebruikers bij hun aankopen via meerdere verkoopkanalen contact met bedrijven. Daarom heeft de logistiek zich moeten aanpassen en is het de drijvende kracht geworden achter vele initiatieven om tegemoet te komen aan nieuwe consumentengewoonten.

In dit verband blijkt de functie van warehouse manager of magazijnmanager, één van de meest verantwoordelijke functies in het organisatieschema van de onderneming te zijn. Dit profiel moet het vermogen hebben, om leiding te geven aan het personeel en samen te werken met de productiemanager en met de medewerkers van andere afdelingen, om in te kunnen spelen op de nieuwe situaties die zich op de markt voordoen.

In dit artikel wordt ingegaan op de rol van de magazijnmanager, de opleiding en de vaardigheden die nodig zijn om de toegewezen taken uit te kunnen voeren, en hoe een WMS ondersteuning kan bieden bij het beter beheren van alle middelen in het magazijn en bij het nemen van de beste beslissingen voor het bedrijf.

Wie is de warehouse manager?

De warehouse manager is diegene die toezicht houdt op alles wat er in een magazijn gebeurt. Deze persoon is belast met de planning, het beheer en de coördinatie van de aankopen, de bevoorrading, de opslag en de distributie van de materialen en producten die in de onderneming worden gebruikt. Eén van de belangrijkste doelstellingen van deze functie is het optimaliseren van de beschikbare ruimte in het magazijn en de verschillende taken die er worden uitgevoerd.

Dit is een zeer verantwoordelijke functie, aangezien deze nauw samenhangt met de duurzaamheid en de prestaties van het hele bedrijf. Een productief magazijn bevordert de goede resultaten van de onderneming, leidt tot een betere kwaliteit van de dienstverlening en, bijgevolg, tot een grotere klanttevredenheid.

Opslag is één van de belangrijkste onderdelen van de bevoorradingsketen. Daarom werkt de magazijnmanager rechtstreeks samen met de productiemanager, en moet deze ook betrokken zijn bij de productiefasen van de artikelen. Van ontwerp en vervaardiging, tot distributie en levering bij de verkooppunten. Deze twee personen moeten voortdurend communiceren en samenwerken, om ervoor te zorgen dat het product correct wordt vervaardigd en op een efficiënte manier aan de klant wordt geleverd.

Een onderneming wil bijvoorbeeld een nieuw product op de markt brengen. Daartoe moeten de productiemanager en de magazijnmanager met elkaar overleggen en een aantal vragen beantwoorden, zoals: welke grondstoffen en middelen nodig zijn om een bepaald artikel te vervaardigen (bill of materials of BOM), wanneer de grondstoffen naar de productielijnen moeten worden verstuurd, of hoe de eindproducten moeten worden opgeslagen.

Wat zijn de taken van de warehouse manager?

De magazijnmanager zorgt ervoor dat alle handelingen vlot en met maximale veiligheidsgaranties worden uitgevoerd. Hieronder volgen de taken en functies:

• Management van het team. Deze persoon moet toezicht houden op, leidinggeven aan en verantwoordelijkheden toewijzen aan de magazijnmedewerkers, zoals bijvoorbeeld de opslag, het orderverzamelen of het schoonmaken. Ook moeten de prestaties van elke werknemer worden geëvalueerd en moet erop worden toegezien dat de werkzaamheden naar behoren worden uitgevoerd.
• Voorrang geven aan veiligheid. Eén van de belangrijkste functies van de magazijnmanager is het opstellen van een risicopreventieplan, dat is afgestemd op de taken en de aard van het magazijn. Dit plan omvat een jaarlijkse technische keuring magazijnstellingen. Dit gebeurt volgens de Europese norm EN 15635, die moet worden nageleefd. Bij deze keuring wordt niet alleen de staat van de magazijnstellingen gecontroleerd, maar ook of de pallets in goede staat verkeren, of de vorkheftrucks goed functioneren, of de laadeenheden geschikt zijn en of de magazijnmedewerkers de handelingen correct uitvoeren.
• Ontvangsten en verzendingen beheren. De warehouse manager moet de te nemen maatregelen plannen en erop toezien dat ze worden opgevolgd. Bovendien is deze persoon verantwoordelijk voor het nemen van beslissingen in onvoorziene situaties.
• Voorraadbeheer. Het gaat hierbij om het traceren van artikelen, zowel eindproducten als grondstoffen. Het basisprincipe van de logistiek is uiteraard, dat goederen altijd beschikbaar zijn wanneer ze nodig zijn. Voorraadtekorten leveren het bedrijf veel schade op: zoals bijvoorbeeld vertragingen bij de levering van bestellingen, en een slechte naamsbekendheid.
• Optimaliseren beschikbare ruimte. Ruimtegebrek is één van de grootste knelpunten bij magazijnbeheer. Eén van de functies van de magazijnmanager is dan ook de beschikbare ruimte, op een logische en efficiënte manier in te delen en te organiseren. Ook wel de magazijnindeling genoemd. In grote magazijnen bijvoorbeeld, kunnen goederen worden georganiseerd en verdeeld over verschillende zones. Een goede indeling van de ruimte, leidt tot betere prestaties en meer snelheid bij het lokaliseren van de referenties door de magazijnmedewerkers.
• Planning van de logistieke strategie. Het doel is ervoor te zorgen dat alle magazijnwerkzaamheden soepel verlopen. Deze bestaat uit:
  1. Een beleid ontwikkelen voor de levering, de opslag en de beschikbaarheid van producten (d.w.z. de interne logistiek van het bedrijf).
  2. Beslissen over en organiseren van de distributie- en leveringsprocessen voor elk product.
  3. Toezicht houden op het orderpicken.
  4. Beheren van de goederenstromen en het verbeteren van alle processen.
  5. Optimaliseren van het transport: verlagen van de kosten, vertragingen voorkomen en de bezorgroutes verkorten.
  6. Voorkomen van incidenten en het voorkomen van beschadigingen aan magazijnstellingen en apparatuur, door middel van veiligheids- en onderhoudsmaatregelen.

Profiel van een magazijnmanager

Een opleiding is essentieel voor zo'n veeleisende positie. In de regel heeft de warehouse manager een hogere opleiding genoten, meestal op universitair niveau op het gebied van economie, bedrijfskunde of ingenieurswetenschappen, en tevens een gespecialiseerde opleiding in logistiek.

Veel van deze vaardigheden en bekwaamheden worden echter verworven en ontwikkeld door ervaring, zoals het leren leidinggeven aan een team of het leren omgaan met klanten en leveranciers.

Voorts moeten managers, aangezien zij met allerlei leveranciers, klanten en werknemers te maken hebben, ook over een goede talenkennis beschikken, alsook over emotionele intelligentie-vaardigheden zoals empathie. Verder moeten ze kunnen luisteren en onderhandelen.

Ten slotte zijn voor deze functie ook andere, meer technische vaardigheden van essentieel belang. Een magazijnmanager moet over computervaardigheden beschikken, goed met technologie overweg kunnen en analytisch aangelegd zijn.

De laatste jaren heeft de technologie een volledige omwenteling teweeggebracht in de logistiek, waardoor logistiek is uitgegroeid tot één van de pijlers voor een beter concurrentievermogen van het bedrijfsleven. Een modern bedrijf kan niet zonder, als het alle processen in het magazijn wil beheren en beter wil kunnen overzien.

Daarom moet de magazijnmanager in het dagelijkse werk niet alleen vertrouwd zijn met de modernste technologieën, maar moet ook weten hoe deze te gebruiken om alle geheimen van het magazijn te kennen en er alle voordelen uit te halen. Daarnaast moet de manager in staat zijn de door het warehouse management systeem (WMS) verstrekte gegevens om te zetten in bruikbare informatie, met als doel verbeteringen te realiseren.

Software voor magazijnmanagers

Met behulp van Easy WMS van Mecalux, kan de magazijnmanager alles wat in het magazijn gebeurt beheren en optimaliseren: de voorraad, de goederenstromen, de afhandeling van de goederen, de opslag van de producten, de bevoorrading en het klaarzetten van de bestellingen.

Naast een WMS heeft de warehouse manager ook bepaalde tools nodig om gegevens te analyseren en activiteiten in het magazijn te monitoren:

1. Supply Chain Analytics. Met behulp van deze software kan de warehouse manager verschillende indicatoren betreffende de situatie in het magazijn controleren, diepgaande kennis opdoen over de toestand van het bedrijf en de resultaten van alle processen meten. Het heeft bedieningspanelen die de meeste logistieke functies bestrijken die in aanmerking moeten worden genomen: zoals de inkomende en uitgaande goederen, de nauwkeurigheid van de orderpicking, de klantgevens, de kwaliteit, de capaciteit en de bezettingsgraad. Via deze bedieningspanelen wordt nuttige informatie over alle magazijnactiviteiten verzameld. Met behulp van deze informatie kan er een gedetailleerde analyse van de activiteiten worden gemaakt, kunnen de ressources gepland worden, kunnen de bedrijfsresultaten gemeten worden, en kunnen er strategische beslissingen genomen worden om de productiviteit te verhogen.

2. Labor Management System. Om de efficiëntie van het magazijn te verhogen, wordt deze software gebruikt om de activiteiten van de magazijnmedewerkers te monitoren. Het is zeer eenvoudig te gebruiken: het registreert de werkelijke tijd die nodig is om taken te voltooien, en vergelijkt deze met de voor elke taak ingeschatte standaardtijd. Op die manier kan de magazijnmanager de prestaties van zijn magazijnmedewerkers meten, en eenvoudig vaststellen waar verbeteringen nodig zijn.

Een sleutelpositie in de toeleveringsketen

De functie van warehouse manager is essentieel voor de succesvolle ontwikkeling van elk bedrijf. Zonder manager, zou het magazijn een puinhoop zijn.

Aangezien de logistieke sector voortdurend uitbreidt en verandert, moet ook de magazijnmanager bijgeschoold worden om nieuwe uitdagingen met gemak aan te kunnen. Om in deze rol succesvol te zijn, moeten managers, over de best mogelijke opleiding, over talenkennis, over empathie en over vaardigheden op het gebied van gegevensanalyse beschikken.

Bovendien moet de magazijnmanager op de hoogte zijn van alle ontwikkelingen in de toeleveringsketen waarbij zijn bedrijf betrokken is, om deze informatie met behulp van een gegevensanalyse te kunnen doorlichten. Zodat inefficiënte processen naderhand kunnen worden gecorrigeerd. Deze tools geven de manager volledige controle over de werkzaamheden en maken het verschil tussen een winstgevend magazijn en een magazijn dat tekenen van inefficiëntie vertoont.

Mecalux beschikt over softwareoplossingen die uw bedrijf in de voorhoede van de sector houden en die uw magazijnmanager ondersteunen bij het nemen van de beste beslissingen en het bereiken van de gestelde doelen. Neem contact met ons op, en ontdek hoe Easy WMS en de Supply Chain Analytics module uw bedrijf effectief kunnen verbeteren.