Traceerbaarheid module oftewel traceability software

De traceerbaarheid module is een middel om de elementen, die betrokken zijn bij de vervaardiging van een product, van grondstof tot verpakking, te identificeren en te controleren. Bovendien kunnen ook alle fasen die het product moet doorlopen worden gevolgd, van productie, tot opslag en distributie, en de uiteindelijke bezorging bij de klant.

De traceerbaarheid module in de logistiek, is een doeltreffende oplossing voor een efficiënt, gecontroleerd en foutloos beheer van deze informatie. Logistieke traceerbaarheid is ontegenzeggelijk zeer belangrijk, vandaar dat bedrijven behoefte hebben aan efficiënte software om de voorraden te beheren.

Hieronder volgen de functionaliteiten die de traceerbaarheid module moet vervullen en de voordelen die het kan opleveren voor uw bedrijf.

Wat is traceerbaarheid? Waarom is dit zo belangrijk?

Allereerst wordt een definitie gegeven van traceerbaarheid. Volgens de Verordening (EG) nr. 178/2002 is logistieke traceerbaarheid het vermogen om een product door alle stadia van de productie, de verwerking tot aan de distributie te volgen.

De traceerbaarheid module reconstrueert derhalve de geschiedenis van een product en identificeert de condities waaronder het product zich gedurende de gehele toeleveringsketen heeft bevonden. Dankzij de traceerbaarheid module kunnen de verschillende stadia van de toeleveringsketen worden nagetrokken en kan de oorsprong van een incident gemakkelijk worden achterhaald.

Neem het voorbeeld van een bedrijf dat een bepaalde partij van een product om veiligheidsredenen uit de handel moet nemen. Om de betrokken producten te kunnen identificeren, moet gebruik worden gemaakt van de traceerbaarheid module en is de medewerking vereist van de verschillende schakels in de bevoorradingsketen of Supply Chain.

Er bestaan drie manieren om producten te traceren: bottom-up, intern (proces gerelateerd) en top-down. Opwaartse of bottom-up traceerbaarheid houdt in, dat de oorsprong van de ingrediënten en bestanddelen die bij de vervaardiging van het product worden gebruikt, wordt nagetrokken. Interne traceerbaarheid richt zich op de processen die binnen het bedrijf worden toegepast, met betrekking tot de grondstoffen en de verpakking van het product. De neerwaartse of top-down traceerbaarheid heeft tot doel de afnemer te identificeren, en alle informatie betreffende het in de handel brengen van het product te achterhalen.

Waarom de traceerbaarheid module in de logistiek gebruiken?

De traceerbaarheid van producten is verplicht voor de levensmiddelen-, de farmaceutische en de chemische sector. Ook bedrijven in andere sectoren zien toe op de traceerbaarheid van hun producten, om op die manier hun toezeggingen aan de consument kracht bij te zetten en de klant vertrouwen te geven.

Om alle informatie met betrekking tot de producten te kunnen controleren, hebben de bedrijven een traceerbaarheid module nodig. Dit is een systeem waarmee alle producten, die het bedrijf binnenkomen, die opgeslagen worden en die het bedrijf weer verlaten, kunnen worden gevolgd. Ook wordt elk proces dat een item doorloopt, streng gecontroleerd.

Een efficiënte traceerbaarheid module garandeert de opvolging van de producten gedurende de verschillende fasen van productie, verwerking en distributie. Bovendien wordt rekening gehouden met de bottom-up, de interne en de top-down traceerbaarheid, om de vier onderstaande functies te vervullen:

• Een volledige en gedetailleerde geschiedenis. Om de leverancier van elk artikel te achterhalen. Of om, wanneer het kitting of fabrieksitems betreft, het identificeren van de grondstoffen die bij de assemblage en productie zijn gebruikt.
• Het lokaliseren van elk product, op elk moment, ongeacht de opslaglocatie. In het magazijn of op de plaats van verkoop.
• Bekend zijn met de logistieke kenmerken van producten, met name met betrekking tot de herkomst, het serienummer, de EAN-code, de kleur, de fabricagedatum of de uiterste houdbaarheidsdatum.
• De mogelijkheid om voorraden die door een veiligheidsmaatregel zijn getroffen, te blokkeren, of om te voorkomen dat deze worden gedistribueerd en in de handel worden gebracht.

Het ERP beschikt over warehouse management functionaliteiten zoals het traceren van goederenontvangsten en zendingen. Op deze manier kan worden nagegaan welke goederen in het magazijn zijn aangekomen en welke zijn gedistribueerd. De specifieke taak van de traceerbaarheid module is echter niet het beheren van logistieke processen, aangezien deze software niet in staat is een diepgaande voorraadcontrole uit te voeren. Bijgevolg kan ERP de volledige traceerbaarheid van goederen niet garanderen.

Het WMS daarentegen is gericht op nauwgezet productbeheer en maakt een veel nauwkeuriger voorraadbeheer mogelijk. Een WMS, zoals Easy WMS van Mecalux, organiseert het werk van de magazijnmedewerkers door hen voortdurend instructies te geven, zoals de artikelen die moeten worden opgeslagen en hun opslaglocaties, de bestellingen die moeten worden klaargezet en hoe ze moeten worden ingepakt.

Met deze informatie kan worden bijgehouden welke processen de artikelen hebben doorlopen. Het warehouse management systeem (WMS) weet niet alleen welke goederen beschikbaar zijn in het magazijn, maar ook waar en wanneer ze zijn opgeslagen of verplaatst.

Eén van de bijzondere kenmerken van een geavanceerd WMS, zoals dat van Mecalux, is de veelzijdigheid ervan. Door de streepjescode van een artikel uit te lezen, verkrijgt het systeem automatisch de logistieke gegevens ervan, zoals bijvoorbeeld de houdbaarheidsdatum. Deze software volgt niet alleen de interne goederenstromen, maar registreert ook de bottom-up of opwaartse en bottom-down of neerwaartse traceerbaarheid. Het houdt lijsten bij van leveranciers en gegevens van materialen die in het fabricageproces worden gebruikt. Daarnaast worden release orders bijgehouden waarmee kan worden nagegaan welke artikelen zijn verzonden en welke klanten erbij betrokken zijn.

De voordelen van de traceerbaarheid module in de logistiek

De traceerbaarheid module is essentieel voor het verwerken van grote hoeveelheden informatie en gegevens over producten. De belangrijkste voordelen:

• Het biedt real-time informatie over de status van producten en de bijbehorende processen. Niet alleen zijn de kenmerken en de exacte locatie van de artikelen bekend, maar ook wordt hun traject door de verschillende stadia van de bevoorradingsketen getraceerd, waardoor inefficiënties kunnen worden opgespoord.
• Hiermee wordt de kwaliteit van de producten gecontroleerd. Dankzij de kennis van alle productgegevens kunnen processen beter worden gepland en goederen nauwkeuriger worden gecontroleerd.
• Vermogen om snel te handelen. Het systeem maakt het mogelijk goederen die om welke reden dan ook uit de markt moeten worden genomen, sneller te lokaliseren.
• Naleving van de bestaande wetgeving. Overeenkomstig Verordening (EG) nr. 178/2002 zijn Europese chemische, farmaceutische of levensmiddelenbedrijven verplicht een traceerbaarheid module te gebruiken.
• Geloofwaardigheid ten aanzien van de klanten. Bedrijven die controle hebben over de status van hun producten, bieden klanten zekerheid en een gevoel van veiligheid.

Het gebruik van een traceerbaarheid module kan een verschil uitmaken. Wanneer u de voorraden volledig onder controle hebt en de processen in uw bedrijf goed kent, zult u geloofwaardig overkomen bij uw klanten en dus meer kans op succes hebben.

Veiligheid en toezicht

De traceerbaarheid van producten is de verantwoordelijkheid van alle betrokkenen in de toeleveringsketen of Supply Chain: leveranciers, producenten, logistieke dienstverleners, vervoerders, verkopers en klanten.

Voor een nauwkeurige controle van de goederen is het van essentieel belang over specifieke software te beschikken. Hiermee worden alle kenmerken van het product bijgehouden en kunt u de verschillende stadia volgen die het heeft doorlopen.

De keuze van de traceerbaarheid module in de logistiek is voor elke onderneming een belangrijke beslissing. Het staat buiten kijf dat het WMS een onderscheidend kenmerk is geworden voor bedrijven die de voorraden efficiënt willen beheren.

Mecalux stelt u Easy WMS voor, een warehouse management systeem met grote voordelen, zoals het strikte beheer van de beschikbare middelen en het permanente toezicht op de door de magazijnmedewerkers uitgevoerde werkzaamheden. Neem contact met ons op, om te ontdekken hoe deze module u kan helpen de historie, de locatie en het traject van uw producten door de gehele toeleveringsketen of Supply Chain te volgen.