Inventarisatiesoftware, de tool die de voorraad onder controle houdt

Inventarisatiesoftware waarmee u uw voorraad efficiënt kunt beheren, kan het verschil betekenen tussen een verkoop voor uw bedrijf of voor de concurrentie.

Sommige bedrijven houden hun voorraden nog steeds handmatig bij met potlood en papier, terwijl andere de voorraad met Excel controleren. Deze twee methoden zijn niet alleen onbetrouwbaar door mogelijke menselijke fouten, ze zijn ook duurder. Waarom? Zij vergen enorme veel tijd en middelen die aan andere activiteiten zouden kunnen worden besteed.

In dit artikel leggen we uit wat software voor inventarisatie is, wat de voordelen ervan zijn en vooral hoe het werkt, met als voorbeeld het Easy WMS van Mecalux.

Wat is inventarisatiesoftware?

Inventarisatiesoftware is een computerprogramma dat is gemaakt om het voorraadbeheer van een bedrijf te helpen en te vergemakkelijken. Hoe werkt dit? Alle goederen bijhouden die een bedrijf gebruikt om te produceren of om aan de vraag van klanten te voldoen. Daartoe houdt het programma rekening met de inkomende en uitgaande goederen in de verschillende magazijnen, verkooppunten, opslagplaatsen, enz.

Inventarisatiesoftware maakt het dus mogelijk om de voorraad efficiënt en in real time te beheren om de status van de verschillende soorten voorraden te optimaliseren, de voorraad voortdurend bij te werken en te weten welke bestellingen op een bepaald moment moeten worden voorbereid.

Voordelen van inventarisbeheer met software

Inventarisatiesoftware gebruiken in een bedrijf levert met name de volgende logistieke voordelen op:

• Voorraadbeheer. Als je de precieze voorraad in het magazijn kent (welke producten en in welke hoeveelheden in voorraad zijn) voorkomt dit onnodige aankopen. Zo is het ook mogelijk over een veiligheidsvoorraad te beschikken waarmee voorraadtekorten kunnen worden voorkomen.
• Meer verkoop. Inventarisatiesoftware beperkt het risico dat bepaalde bestellingen niet worden uitgevoerd, wat op korte en middellange termijn tot een omzetstijging leidt.
• Klanttevredenheid en loyaliteit. Efficiënt voorraadbeheer is essentieel om de leveringstermijnen te halen en de klanttevredenheid te garanderen.
• Optimale tijdsbesteding. Waarom tijd besteden aan voorraadbeheer als het geautomatiseerd kan worden? Zo kan je middelen inzetten op meer productieve en noodzakelijke activiteiten.
• Kostenbesparing. Het instellen van minimum- en maximumvoorraden helpt de logistieke kosten te drukken. Tegelijkertijd maakt inventarisatiesoftware het mogelijk de voorraadvolumes te verminderen en zo te besparen op opslagkosten.
• Schaalbaarheid van het bedrijf. Voorraadbeheer wordt complexer naarmate de omvang en activiteit van een onderneming toeneemt. Met inventarissoftware kan een bedrijf zich gemakkelijker aanpassen aan veranderingen in de vraag en tegelijkertijd een strategie voor de toekomst te plannen.

Dit alles draagt bij tot een betere logistieke planning, verhoging van de productiviteit en vermindering van de foutenlast. Dit houdt de klanten tevreden.

Hoe werkt inventarisatiesoftware?

De werking van de software kan per programma verschillen, maar in het algemeen zijn er een aantal stappen die moeten worden gevolgd. We leggen dit uit aan de hand van Easy WMS, de software ontwikkeld door Mecalux.

Invoeren van gegevens

Allereerst moet in de database van software zoals Easy WMS alle informatie over de artikelen waarmee een bedrijf werkt, worden ingevoerd: omschrijving, meeteenheid, attributen, afbeelding, gewicht, enz. Het is belangrijk onderscheid te maken tussen artikelen en de voorraad. Het artikel omvat een algemene lijst met productkenmerken (grootte, gewicht, kenmerken, enz.), terwijl de voorraad het aantal eenheden bevat dat fysiek aanwezig is in het magazijn, de winkel of de fabriek.

Genereren van artikellabels

Met alle informatie in de database genereert Easy WMS een label voor elk item. Standaard bestaat dit label uit ten minste één artikelcode. Eventueel kan ook een korte beschrijving worden opgenomen. De labels kunnen worden afgedrukt vanaf een computer of vanaf de RF-scanners en vervolgens op de bestaande voorraad worden aangebracht.

Invoer van de voorraad

Alle voorraden waarmee het magazijn werkt, moeten in het systeem worden ingevoerd. Naast de logistieke informatie en de status van elk artikel, maakt een inventarisatiesoftware zoals Easy WMS het mogelijk om de opgeslagen voorraad te bewerken, zoals bv.:

• Toevoegen en verwijderen van voorraad: het is heel eenvoudig om voorraad aan te maken of te verwijderen wanneer een afwijking wordt geconstateerd.
• De voorraad raadplegen: u kunt alle informatie over de bestaande voorraad in het huidige magazijn raadplegen.
• De voorraad aanpassen: het is mogelijk om alle informatie over de voorraad te corrigeren.
• Wijziging van locatie of recipiënt: de locatie van de voorraad kan worden gewijzigd.
• Afdrukken van etiketten: etiketten aanmaken voor het artikel.

Ontvangst van voorraad

Telkens wanneer goederen in het magazijn worden ontvangen, moeten de ontvangen hoeveelheden worden geboekt om een permanente voorraad bij te houden. Dit zijn de verschillende functies die beschikbaar zijn:

• Ontvangst van de leverancier. Dit is de standaardprocedure die geldt voor elk type goederenontvangst.
• Ontvangst van volledige recipiënten. Betreft goederen die in het magazijn aankomen op pallets met één enkele SKU. WMS kan dit snel verwerken omdat het de voorraad in blokken registreert.
• Ontvangst van leveringen met meerdere SKU's. Beheert inkomende pallets die meerdere SKU's bevatten, zodat elke SKU afzonderlijk wordt geregistreerd.
• Vooraf aangemelde ontvangst van goederen. ASN (Advanced Shipping Notice): het systeem weet van tevoren welke goederen zullen aankomen, omdat het ERP dit van tevoren heeft gemeld.
• Blinde ontvangsten. Vanaf een RF-terminal wordt een voorraadbon geopend zonder dat deze vooraf in het systeem is gepland.

Zodra de goederen zijn ontvangen, geeft de magazijnsoftware de volgende stappen aan, waarbij de operator (of een machine, bij geautomatiseerde magazijnen) te horen krijgt waar de goederen moeten worden geplaatst.

Beheer van recipiënten

Een recipiënt is een doos of pallet met een code en meestal een etiket. Easy WMS biedt nuttige informatie voor de magazijnvoorraad met betrekking tot recipiënten. Een bijzonder nuttige functie is de verplaatsingsfunctie, die wordt gebruikt wanneer de fysieke locatie van een recipiënt moet worden gewijzigd. Er zijn verschillende mogelijkheden:

• Automatisch: het systeem zoekt zelf een locatie om het recipiënt in het magazijn te verplaatsen, waarbij de locatiestrategieën worden toegepast.
• Naar een gang: het systeem zoekt een locatie om in de gang die wij opgeven, waarbij de locatiestrategieën worden toegepast.
• Naar een locatie: het systeem verplaatst het recipiënt naar een specifieke locatie. Alleen locaties waar het recipiënt fysiek past (qua type, hoogte, gewicht, enz.) worden als geldig beschouwd.

Beheren van de locatie

Easy WMS biedt volledige zichtbaarheid van de magazijnlocaties en hun belangrijkste attributen. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om administratieve taken met betrekking tot de magazijnlocaties uit te voeren. Op basis van alle gegevens in het systeem classificeert Easy WMS het product en past het locatieregels toe, die vooraf door de magazijnbeheerder zijn bepaald. Vervolgens bedenkt de software een correcte en foutloze locatiestrategie voor efficiënte slotting.

Telling

Easy WMS kan automatisch inkomende en uitgaande goederen in het magazijn controleren. Evenzo is het raadzaam van tijd tot tijd tellingen te verrichten om na te gaan of er geen afwijkingen in het systeem zitten (door onoplettendheid, diefstal, enz.). Een inventarisatiesoftware zoals Easy WMS maakt het volgende mogelijk:

• Ongeplande hertellingen organiseren. Het is mogelijk om op elk moment recipiënten (pallets, dozen, enz.) of afzonderlijke artikelen te tellen.
• Tellen per locatie. Dat wil zeggen, bepalen in welke stukken van het magazijn moet worden geteld (bijvoorbeeld bij roterende voorraden).
• Prioriteitsregels bepalen. Bijvoorbeeld omloopsnelheid, eenheidsprijs, vervaldatum, partijnummer, enz. Het doel is de inventaris te beginnen met de producten die het meest relevant zijn voor het bedrijf.
• Alle soorten scanapparaten integreren. Eenvoudige integratie met onder meer RF-scanners of systemen voor voice picking.

De voorraad is dus gekoppeld aan het aantal verkopen, zodat het systeem, telkens wanneer een product wordt verkocht, dit van de voorraad aftrekt en de waarde van de verkoop invoert. Zo wordt elk artikel in de inventaris voortdurend bijgehouden, zodat u weet welke goederen beschikbaar zijn en welke producten bijna zijn uitverkocht. Al deze gegevens kunnen worden omgezet in bruikbare informatie met de module Supply Chain Analytics van Easy WMS, die verantwoordelijk is voor het segmenteren en structureren van de grote hoeveelheid gegevens die dagelijks in een magazijn worden geproduceerd.

Verbinding met andere winkels en magazijnen

Het is mogelijk om de voorraden van verschillende magazijnen en fysieke winkels van het bedrijf met elkaar te verbinden, en zo alle voorraden van het bedrijf centraal te beheren. Hiertoe beschikt Mecalux over de module Store Fulfillment, verantwoordelijk voor de integratie van het WMS van het magazijn met de point-of-sale terminals. Met deze software worden magazijn- en winkeltaken gesynchroniseerd, waardoor het picken, de aanvulling en de overdracht van goederen tussen winkels wordt verbeterd: producten worden automatisch naar de winkel gestuurd om een bepaald voorraadniveau aan te houden.

Inventarisatiesoftware is een essentieel instrument om het concurrentievermogen van een bedrijf te waarborgen

Inventarissoftware garandeert logistieke efficiëntie, waardoor u een goede service kunt bieden. Dit is dus een langetermijninvestering die aanzienlijke voordelen oplevert. Met behulp van deze software kan elk bedrijf de beschikbare middelen in de magazijnen controleren, de exacte locatie van elk artikel kennen, de inkomende en uitgaande goederen opvolgen en anticiperen wanneer het tijd is om goederen aan te vullen voordat ze opraken.

De Easy WMS management software is ontworpen voor alle bedrijven, ongeacht hun sector en grootte. Als u denkt dat het tijd is om uw voorraadbeheer te verbeteren of als u meer wil weten over de softwareoplossingen van Mecalux, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag uw voorraad efficiënt te beheren en uw bedrijf naar een hoger niveau te tillen.