Beheer van de voorraad: de sleutel tot een betere klantenservice

Het beheer van de voorraad houdt in dat men de status van de goederenvoorraad van een onderneming kent, met inbegrip van grondstoffen, halffabricaten en eindproducten.

Voor sommige bedrijven volstaat een periodieke controle van de opgeslagen referenties. Voor anderen is echter een veel uitgebreider beheer van de voorraad vereist, omdat er sprake is van verschillende productieprocessen, een hogere omloopsnelheid van de goederen en van retourzendingen van klanten, ook wel «omgekeerde logistiek» genoemd. Hoe dan ook, voorraadbeheer is een sleutelactiviteit voor het behalen van een betere rentabiliteit.

In dit artikel leggen we het concept van voorraadbeheer of het beheren van de voorraad uit. Waarom het zo belangrijk is voor bedrijven die een groeiend aantal SKU's beheren en hoe het geïmplementeerd moet worden.

Het beheren van de voorraad

Het beheer van de voorraad behelst alle processen en methoden om de voorraad van een onderneming te monitoren. Als u de exacte staat van de voorraden kent, kunt u de goederenstromen en de operationele procedures plannen en beheren.

Het beheren van de voorraad heeft betrekking op het registreren van de goederen die ingekocht en gecommercialiseerd worden. Een bedrijf moet een minimale voorraad hebben om aan de vraag te kunnen voldoen en het bestelpunt te bepalen. Dit is het moment waarop er bijbesteld moet worden.

Op die manier wordt een evenwicht bereikt tussen de artikelen die het magazijn binnenkomen en die het verlaten, zodat de beschikbaarheid ervan bekend is. Het beheren van de voorraad, vereist dat er rekening gehouden wordt met de schommelingen in de vraag, de doorlooptijd en de manier waarop de onderneming bepaalt hoeveel producten er nodig zijn om de klant te bevoorraden.

Waartoe dient het beheer van de voorraad?

Het beheer van de voorraad heeft in feite twee basisdoelstellingen: de opslagkosten tot een minimum te beperken en een optimale dienstverlening aan de klanten te bieden.

Het hebben van een optimale voorraad en het handhaven van het juiste evenwicht in de voorraden is van essentieel belang voor de winstgevendheid van ondernemingen, aangezien voorraadtekorten kunnen leiden tot vertragingen en klachten van klanten.

Anderzijds is het ook niet wenselijk om te grote voorraden aan te houden, aangezien dit tot extra kosten leidt en het risico’s met zich brengt dat goederen achterhaald raken.

Hoe moet het beheer van de voorraad worden uitgevoerd?

Het beheer van de voorraden kan op drie verschillende manieren worden uitgevoerd:

• Handmatig met een papierenlijst. De magazijnmedewerkers beschikken over een lijst met producten waarmee ze door het magazijn lopen om het aantal beschikbare artikelen voor elke referentie te verifiëren. Het nadeel van deze werkwijze is de grote kans op vergissingen. Daardoor is het alleen geschikt voor kleine bedrijven met een lage omloopsnelheid van de goederen.
• Excel. Met deze software kunnen lijsten worden gemaakt van de artikelen die in het magazijn zijn opgeslagen. In tegenstelling tot de op papier gebaseerde methode, biedt Microsoft Excel specifieke sjablonen voor het opmaken van inventarislijsten. Het kan zelfs direct gegevens ophalen met behulp van barcodescanners. Een groot deel van de gegevens wordt echter handmatig ingevoerd, zodat de kans op fouten vrij groot blijft.
• Een warehouse management systeem. Het is duidelijk dat handmatig beheer van de voorraden tijdrovend is en een zeer hoog risico op vergissingen inhoudt. Met een WMS, zoals Easy WMS van Mecalux, is papier niet meer nodig. Het vergemakkelijkt het beheer van de voorraad en voorkomt vergissingen. Deze software beheert alle inkomende en uitgaande producten, en controleert zo de processen die elk artikel doorloopt.

Hoe vaak moeten de inventarissen worden opgemaakt?

De bedrijven moeten de frequentie van de inventarissen bepalen, hoewel dit afhangt van factoren zoals het aantal beschikbare producten, de grootte van het magazijn en het aantal magazijnmedewerkers.

Het opmaken van de inventaris kan periodiek gebeuren, zoals bijvoorbeeld maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks. Dit vergt de beschikbaarheid van een groot aantal magazijnmedewerkers gedurende één of meer dagen en kan de werking van het magazijn verstoren. Naast het feit dat het veel inspanningen vergt, kunnen er vergissingen gemaakt worden omdat het handmatig wordt uitgevoerd.

Er kan ook een periodieke inventarisatie worden uitgevoerd. Bepaalde referenties worden vaker geteld dan andere, al naargelang de gemeenschappelijke kenmerken en de omloopsnelheid volgens de ABC-methode. In tegenstelling tot de jaarlijkse of halfjaarlijkse inventarisatie garandeert deze methode een betere follow-up van de opgeslagen artikelen, waardoor het risico van voorraadtekorten wordt beperkt.

Het ideaal is uiteindelijk om een continu beheer van de voorraden te implementeren. Het is een inventaris in real time die alle verplaatsingen van goederen registreert. Zowel van de inkomende, als de uitgaande en interne goederen. Dit is alleen mogelijk met behulp van een Warehouse Management Systeem, aangezien dit automatisch inkomende, opgeslagen en uitgaande producten registreert. Met een doorlopende inventaris worden de kosten verminderd en worden vergissingen en onderbrekingen in de bedrijfsvoering voorkomen.

De fysieke inventaris versus de boekhoudkundige inventaris

De fysieke inventaris mag niet worden verward met de boekhoudkundige inventaris. De fysieke inventaris verwijst naar de feitelijke organisatie van goederen in een magazijn. De boekhoudkundige inventaris betreft de financiële waarde van deze goederen.

Het doel van een fysieke inventarisatie is ervoor te zorgen dat de in het systeem geregistreerde eenheden overeenstemmen met de werkelijke voorraad in de magazijnstellingen. Afwijkingen die worden vastgesteld, kunnen het gevolg zijn van vergissingen bij het orderpicken of van diefstal. Dit moet worden aangepakt om te voorkomen dat het in de toekomst weer gebeurt.

Het opmaken van de inventaris in de boekhouding, heeft tot doel de financiële waarde van de ingekochte inventaris in overeenstemming te brengen met die van de uitgaande inventaris. Dit is des te problematischer wanneer dezelfde referentie of artikelnummer tegen verschillende prijzen wordt ingekocht, omdat er, zodra de artikelen in de magazijnstellingen zijn geplaatst, geen onderscheid meer wordt gemaakt. Dit is waar boekhoudkundige voorraadbeheermethodes zoals de FIFO-methode een rol gaat spelen. First In, First Out: de prijs is hierbij gebaseerd op de prijs van het product dat eerder is ingeslagen. De LIFO-methode, Last In, First Out: waarbij de prijs is gebaseerd op de prijs van het product dat als laatste is ingekocht. Of de PMP-methode: hierbij wordt gebruik gemaakt van de gewogen gemiddelde prijs.

Voor een correct beheer van de voorraden op boekhoudkundig gebied, is het in ieder geval van essentieel belang dat het beheer van de fysieke inventaris nauwgezet wordt uitgevoerd. Zonder te weten welke producten zich werkelijk in het magazijn bevinden, zal het niet mogelijk zijn een economische waarde toe te kennen aan de voorraden van de onderneming.

Beheer van producten

Het doel van het beheer van de voorraden is simpelweg de werking van een magazijn te vergemakkelijken. Een goede organisatie van de goederen komt tot uiting in de doeltreffendheid van alle andere activiteiten die in het distributiecentrum plaatsvinden.

Door precies te weten wat er in het magazijn beschikbaar is, worden de resultaten van het bedrijf aanzienlijk beter, wat het merkimago ten goede komt. Bevoorradingen kunnen gemakkelijk worden uitgevoerd, bestellingen kunnen eenvoudig worden klaargezet en er kan moeiteloos worden ingespeeld op veranderingen in de vraag. Het bedrijf beschikt over voldoende voorraad om zijn klanten te leveren, zelfs wanneer de verkoop toeneemt.

Het beheer van de voorraden draagt ook bij een verantwoord gebruik van de beschikbare middelen in het magazijn. De beschikbare opslagruimte voor zaken die essentieel zijn voor de dienstverlening kan bijvoorbeeld beperkt zijn.

Hoe meer data en productinformatie in het magazijn beschikbaar zijn, hoe gemakkelijker het is om betere beslissingen te nemen om het magazijnbeheer te verbeteren. Hiervoor is een warehouse management systeem zoals Easy WMS van Mecalux onmisbaar. Aarzel niet om contact met ons op te nemen. Onze experts vertellen u graag meer over de functionaliteiten van Easy WMS, en hoe het bij kan dragen aan een optimaal beheer van de voorraden in real time.